Come usare la firma elettronica nel contratto di locazione a distanza 

Contratto di locazione a distanza: una casistica sempre più comune, oggi, con la crescita esponenziale di case vacanza in affitto e affitti brevi, nelle città e non solo.

La necessità di poter firmare un contratto da remoto in tutta sicurezza e con pieno valore legale, anche nel campo immobiliare, è letteralmente esplosa durante la pandemia di Covid. Il lockdown, infatti, rendeva impossibile effettuare visite immobiliari di persona e, anche, firmare contratti in presenza.

Le cose sono ulteriormente evolute in questi pochi anni, e oggi la firma di un contratto di locazione a distanza non è più un’eccezione. Anzi. Sempre più clienti desiderano concludere una trattativa velocemente, senza il vincolo della presenza fisica.

Ma soprattutto, senza dover gestire scartoffie varie da visionare, firmare, scansionare, inviare… Vediamo come puoi far firmare in tutta sicurezza i contratti di locazione a distanza nel rispetto delle normative vigenti.

Il contratto di locazione firmato a distanza è valido legalmente?

Togliamoci subito il primo e più importante dubbio: ricorrere alla firma elettronica per far firmare un contratto di locazione a distanza ti mette in una posizione debole o “scomoda” nei confronti della legge?

Assolutamente no. A patto, ovviamente, che la firma elettronica sia ottenuta con i mezzi previsti dalla normativa in materia – ma di questo parliamo tra poco. Ora l’importante è scrollarsi di dosso qualche falsa credenza:

• I contratti di locazione immobiliare, così come quelli di compravendita, possono essere firmati anche in digitale, con firma elettronica
• La firma autografa, realizzata in presenza dai firmatari, non ha un valore legale maggiore rispetto a una firma elettronica a essa equiparata
• In caso di controversie con il locatario, il contratto di locazione firmato elettronicamente e a distanza ha la stessa “forza” di un contratto tradizionale, firmato di persona

Queste considerazioni ci aprono a diversi scenari, molto interessanti per chi gestisce case vacanza o una piccola agenzia immobiliare, oppure possiede un immobile in una località diversa da quella dove risiede e desidera concederlo in locazione.

Oggi tutte le procedure che riguardano il contratto di locazione possono essere svolte online, digitalmente, senza bisogno della simultanea presenza fisica di proprietario dell’immobile e locatario. 

Dal preliminare alla registrazione del contratto, ci si può avvalere dei mezzi tecnologici che sono oggi ampiamente disponibili per tutti. Forse non lo sai, ma per firmare un contratto di locazione in maniera digitale e in pieno valore legale, basta uno smartphone!

Dalla visita (virtuale) alla firma del contratto: come operare digitalmente in tutta sicurezza

Vista, piaciuta: quante storie hai sentito di persone che hanno acquistato casa durante il lockdown a valle di una semplice visita virtuale, senza muoversi dal divano di casa?

Può sembrare strano, soprattutto se è qualcosa che noi non ci sentiremmo di fare, ma esiste un’ampia fetta di persone che oggi vuole concludere trattative senza vincoli di tempo e spazio, avvalendosi del digitale.

Un immobile in affitto, soprattutto se preso in locazione per un breve periodo di tempo (o per una vacanza), è quasi sempre soggetto a questo tipo di trattativa “veloce”: l’utente visita virtualmente l’appartamento o l’immobile grazie a foto, video e tour virtuali, scambia due parole con il proprietario o un suo incaricato e poi vuole giungere alla firma.

C’è certamente ancora chi, anche oggi, pretende di stringere la mano al locatario e vederlo in faccia, in modo da poter contestualmente firmare il contratto. Ma avanzare queste pretese spesso ha come risultato la perdita del potenziale locatario. 

Come passare quindi a un sistema di contrattazione completamente a distanza in maniera sicura? Di cosa devi tenere conto prima di proporre di firmare digitalmente un contratto? Come forse avrai già intuito, è vietato improvvisare…

Firma, sicurezza e conservazione di un contratto di locazione a distanza: gli aspetti operativi

Non c’è solo la firma. La gestione digitale di un contratto di locazione a distanza deve contemplare altri aspetti molto importanti, quali la sicurezza del contratto stesso e la sua conservazione a norma di legge per il tempo necessario.

Per quanto riguarda i contratti di locazione, la legge prevede infatti di conservarli per almeno 3 anni dopo la loro scadenza. Se ti trovi ad affittare un immobile di tua proprietà come casa vacanze, ad esempio, la mole di contratti da conservare potrebbe diventare rilevante nel giro di pochi anni, o addirittura mesi… 

Ecco perché, se stai pensando alla firma elettronica per i tuoi contratti di locazione, il consiglio è quello di pensare a un intero sistema di gestione contratti digitali che ti assicuri affidabilità, praticità e sicurezza.

Con una piattaforma come Contract Geek, operare interamente in digitale è facile e sicuro. Tramite la piattaforma, infatti, è possibile:

• • Creare ex novo contratti di locazione o servirsi di template da caricare e personalizzare secondo necessità
  • Inviare in visione il contratto di locazione al locatario, che può anche essere abilitato per lasciare eventuali commenti al contratto
  • Aggiungere eventuali allegati al contratto

• Inviare richieste di firma elettronica con pochi click

• Archiviare in sicurezza i contratti, che possono essere conservati da Contract Geek per 10 anni a norma di legge
• Impostare uno scadenziario automatico per tutti i contratti gestiti tramite la piattaforma

La sicurezza conta. Non solo sulla carta…

Siamo abituati erroneamente a pensare che la versione cartacea di un contratto sia la sua versione più sicura: la possiamo toccare, archiviare, scansionare… ma se un giorno la perdessimo? O se sorgessero dei dubbi circa la sua integrità?

Sono scenari tutt’altro che remoti, che vanno presi in considerazione. Passando al digitale, infatti, questi problemi li puoi semplicemente lasciare alle spalle.

Con i contratti digitali di Contract Geek, la copia originale del contratto la archiviamo noi in tutta sicurezza e tu puoi accedervi ogni volta che lo desideri. Non solo, hai la prova di tutti gli accessi e le modifiche al documento, quindi ti è facile dimostrare l’integrità del contratto.

Il locatario, poi, dopo la firma riceve la sua copia in PDF direttamente via email e tu sei sempre in grado di dimostrare chi ha firmato, la sua identità, la data e l’ora precisa dell’apposizione della firma elettronica. 

Come avviene la firma elettronica su un contratto di locazione a distanza?

Chiedere una firma elettronica su un contratto di locazione e firmarlo a distanza è più semplice e veloce a farsi che non a dirsi! Ecco, per punti, cosa avviene nel momento in cui devi richiedere una firma su un contratto gestito con Contract Geek:

1. Al momento di firmare, scegli la tipologia di firma da richiedere per il contratto di locazione: per dare a esso pieno valore legale ti devi avvalere di una firma elettronica avanzata con riconoscimento del firmatario tramite CIE o SPID
2. Con un click richiedi la firma e il firmatario riceve la richiesta via email o SMS, a seconda di ciò che hai selezionato
3. Il firmatario deve verificare la sua identità: può farlo in maniera molto semplice, effettuando il riconoscimento tramite la sua Carta di Identità Elettronica o tramite lo SPID in suo possesso
4. Firma con un click e tu ricevi la notifica che il tuo contratto è stato firmato. Il firmatario, subito dopo, riceve conferma dell’avvenuta firma e copia del contratto firmato in PDF, da scaricare e archiviare

È importante capire che la sicurezza che cerchi, ovvero il pieno valore legale del contratto di locazione che fai firmare a distanza, te la può dare solo una firma elettronica avanzata o FEA.

I documenti così firmati, infatti, sono equiparati legalmente a una scrittura privata. È una firma cosiddetta “forte”, in contrapposizione a tutte le firme “deboli” o palesemente non valide – come le firme scansionate, le firme in .jpg e via dicendo.

Con Contract Geek, a un prezzo molto contenuto, puoi assicurare al locatario un’esperienza di firma contratto funzionale e veloce ma, soprattutto, puoi dormire sonni tranquilli grazie al valore legale assicurato ai contratti dalla firma con CIE o SPID.

La firma elettronica semplice (FES) quindi proprio non ti serve?

Alt: anche la firma elettronica semplice ha una sua utilità nell’ambito della gestione dei contratti di locazione a distanza. Si presenta infatti spesso l’eventualità di far firmare documenti pre-contrattuali, preliminari e via dicendo.

Per tutti questi documenti per cui non è richiesta una firma “forte”, in Contract Geek ti offriamo la firma elettronica semplice con OTP, una versione “fortificata” della firma elettronica semplice poiché si avvale della doppia autenticazione o autenticazione a due fattori.

Al firmatario non è richiesto di identificarsi tramite CIE o SPID: basta un click per firmare, ma prima deve inserire un codice OTP che avrà ricevuto sul suo dispositivo. 

Questa doppia autenticazione aumenta il valore probatorio della firma elettronica, senza tuttavia allungare o complicare una procedura di firma davvero smart e rapida.

Con un piano di abbonamento Contract Geek hai insomma tutto ciò che ti serve per gestire e far firmare i tuoi contratti di locazione a distanza in tutta sicurezza e in pieno valore legale.

In più, avrai un archivio centralizzato su cloud sempre organizzato e consultabile, oltre alla garanzia della conservazione a norma per 10 anni di tutti i tuoi contratti.

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