Implementare la firma dei contratti a distanza nei tuoi processi: scopri come farlo in maniera semplice

Se dovessimo individuare il più grande vantaggio che la digitalizzazione ha portato nelle nostre vite, la possibilità di effettuare numerose attività da remoto sarebbe sicuramente in lizza per la vittoria finale.

In ambito aziendale c’è un settore che, però, per certi versi resiste alla digitalizzazione e ai suoi vantaggi: si tratta di quello amministrativo-legale, che spesso rinuncia alla semplificazione sotto il peso della burocrazia.

La firma di contratti e documenti a distanza, quindi, spesso non viene implementata in azienda sulla base di timori che sono ormai privi di fondamento; oppure, al contrario, la tematica viene affrontata alla leggera… senza la consapevolezza dei rischi che si corrono.

Esiste un modo per implementare la firma dei contratti a distanza nei processi aziendali in maniera semplice e sicura? Certamente. Te ne parlo in questo articolo.

Firma di documenti e contratti: un’attività più onerosa di quel che pensi

Partiamo dal principio. Quanti documenti firmi ogni giorno? Quanti contratti gestisce la tua azienda o, se sei un libero professionista, crei e gestisci tu personalmente ogni anno?

Se la risposta è “molti”, ci sono alcune cose che devi sapere. La gestione tradizionale dei documenti e dei contratti, facendo riferimento alla carta con il termine “tradizionale”, è infatti più onerosa e rischiosa di quel che pensi.

Contratti e documenti aziendali di ogni tipo dovrebbero essere gestiti attraverso canali sicuri e confidenziali, ma soprattutto in grado di offrire le giuste conformità e tutele a livello legale. 

Non si tratta solo della firma di un contratto: anche la sua archiviazione e conservazione devono essere eseguite in una certa maniera. Cosa che, come forse già sai, richiede investimento di risorse e personale. 

La digitalizzazione può snellire e rendere molto più economica tutta questa gestione, ma soprattutto – a differenza di quanto spesso si crede – può mettere al sicuro tutta l’attività contrattualistica di un’azienda.

È molto più sicuro, infatti, gestire la firma dei contratti a distanza in maniera elettronica che in maniera tradizionale… non ci credi? Pensa anche solo alle possibilità che:

• Un contratto venga smarrito durante l’invio alla controparte

   

• La controparte tardi nel firmarlo e rimandarlo indietro

   

• Tu o la controparte smarriate l’originale del contratto

   

• L’originale del contratto venga archiviato in maniera “maldestra” e sia impossibile da recuperare

   

• Tu non sia in grado di dimostrare con sicurezza l’identità del firmatario

Sono casistiche più comuni di quel che pensi e che possono metterti in difficoltà nel momento in cui il contratto assume un valore probatorio e la questione si complica dal punto di vista legale.

Quando un documento firmato a distanza è sicuro e ha valore legale?

Se dunque la nostra principale preoccupazione è la sicurezza, occorre capire quando un contratto firmato a distanza assume lo sesso valore legale di un contratto firmato in presenza.

Un contratto firmato con firma autografa assume il valore legale di una scrittura privata, ovvero funge da prova della provenienza delle dichiarazioni di chi l’ha sottoscritto (ovvero firmato). 

Per opporsi a questa prova occorre o disconoscere la firma apposta sul contratto oppure fare querela di falso nei confronti del contenuto del contratto. Entrambe queste opzioni prevedono che chi se ne avvale produca prove concrete a supporto di quanto sostiene.

Quindi tu, imprenditore, che hai proposto un contratto a un cliente e ne hai ottenuto la firma autografa sul contratto stesso, puoi dormire sonni tranquilli. Per quanto riguarda il mondo digitale, invece, come funziona?

Se vuoi portare la firma dei contratti a distanza in digitale nella tua azienda, devi affidarti a metodi di firma riconosciuti e con pieno valore legale. E ti dico subito che non tutti quelli disponibili sul mercato lo sono.

In Italia, per quanto riguarda la firma elettronica di documenti e contratti, la disciplina da rispettare è quella prevista dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale: rispettando le sue norme, i documenti firmati con firma elettronica assumono pieno valore legale.

Come si firma un contratto a distanza?

Ci sono diversi modi per firmare un documento a distanza, ma solo alcuni garantiscono il valore legale della firma. Un documento inviato via email e rimandato indietro inserendo la scansione della propria firma in .jpg al suo interno, non ha valore legale.

Idem dicasi per i software di firma PDF online che si trovano facilmente in rete. Per non parlare di scarabocchi fatti sullo smartphone tramite app… Se ne vedono di tutti i colori, ma basterebbe essere informati circa i metodi di firma elettronica validi e sicuri.

Si può firmare in maniera sicura via email, via SMS e utilizzando una piattaforma apposita per la firma: vediamo quali modi hai a tua disposizione per firmare i contratti a distanza in tutta sicurezza.

Telefono, app e piattaforma: quello che ti serve per firmare a distanza in tutta sicurezza

Il “cuore” di ogni sistema di firma a distanza, elettronica, fatta rispettando quanto previsto dalla legge è per forza di cose la piattaforma che gestisce gli aspetti tecnici della firma elettronica.

In Contract Geek abbiamo sviluppato una web app, ovvero non dovrai scaricare nulla né sul computer né sullo smartphone, potrai fare tutto semplicemente da un browser web.

Siamo noi, ovvero la piattaforma, ad assicurare che gli aspetti tecnici siano compliant a quanto previsto dal CAD: a te e ai tuoi firmatari resta solo la semplicità della firma, che può essere realizzata da qualsiasi dispositivo.

Vediamo come:

1. Tu, ovvero l’autore del contratto, crei un nuovo documento che contiene tutte le informazioni necessarie a concludere l’accordo con il firmatario

    

2. Il firmatario può prendere visione del documento nella sua interezza, allegati inclusi (se presenti)

    

3. Al momento di firmare, il firmatario riceve via email o via SMS un OTP o la richiesta di identificarsi tramite SPID o CIE, a seconda del livello di sicurezza della firma che ha selezionato

    

4. Può effettuare la procedura di identificazione e di firma da computer o da telefono, in quanto la piattaforma è utilizzabile da tutti i dispositivi

    

5. Con pochi clic, firma e conferisce pieno valore legale al contratto

Tutto qui, come diremmo alla fine di una storia. Il contratto è stato firmato senza la necessità di stampare alcunché. Ma c’è ancora qualcosa che ti è utile sapere, se intendi servirti della firma elettronica per far firmare i tuoi contratti a distanza in sicurezza.

Esistono diversi tipi di firma elettronica, in Contract Geek te ne offriamo due: la firma con OTP e la firma elettronica avanzata.

Valore legale della firma elettronica a distanza: quali sono i diversi livelli

Per quanto riguarda l’ambito aziendale e i contratti di lavoro, le firme elettroniche che ti devono interessare sono due:

• Firma elettronica semplice o FES
• Firma elettronica avanzata o FEA

La firma elettronica semplice è una firma che non richiede standard di sicurezza complessi per quanto riguarda il riconoscimento del firmatario.

Questo tipo di firma non può garantire l’autenticità né l’integrità del documento firmato. Pertanto, il valore probatorio di un documento sottoscritto con questo tipo di firma è liberamente valutabile in giudizio tenendo sempre conto delle caratteristiche oggettive di sicurezza, immodificabilità, integrità e qualità.

Per questo motivo in Contract Geek abbiamo deciso di rafforzarla ulteriormente aggiungendo la tecnologia OTP oltre ad aver previsto un rigoroso processo di audit trail che la supporta, producendo un apposito Dossier di Prova.  

Il codice OTP viene inviato dalla nostra piattaforma prima che l’utente proceda con la firma: un fattore di sicurezza aggiuntivo che rende questa firma più forte della firma elettronica semplice.

Per andare sul sicuro a livello legale e garantire al documento o al contratto lo stesso valore di una scrittura privata, ti offriamo la FEA – firma elettronica avanzata.

Con questo tipo di firma:

• Scegli un metodo di identificazione: SPID o CIE

   

• Il firmatario è obbligato a identificarsi e autenticarsi con la propria identità digitale prima di poter firmare

   

• La firma elettronica conferisce al documento il valore di una scrittura privata

A prescindere dal tipo di firma scelto, con Contract Geek i tuoi documenti vengono sempre muniti di sigillo elettronico qualificato, marca temporale e conservati a norma per 10 anni. Questo significa che sai sempre chi ha firmato, quando ha firmato e, soprattutto, puoi dimostrare che il documento non è stato modificato dopo la firma.

Dossier di prova: l’alleato in più al tuo fianco

Infine, “registriamo” tutta la storia di un documento o di un contratto che crei all’interno di un file, che va a comporre il Dossier di prova: per dare ulteriore forza al valore probatorio del documento, mettiamo a tua disposizione l’intera storia del documento stesso.

Potrai dimostrare facilmente chi l’ha visto, chi l’ha modificato, chi l’ha firmato, come e quando. Sono dati certi, che assumono valore di prova in un contesto legale.

Insomma: la firma dei contratti a distanza, con firma elettronica, può essere un’attività assolutamente sicura. Falla bene: scegli di affidarti a Contract Geek.