La firma del contratto: online, digitale, autografa, a distanza. La guida completa

Ci sono argomenti su cui, erroneamente, pensiamo sempre di saperne abbastanza – o, addirittura, di sapere proprio tutto. La firma dei contratti è uno di questi: convinti del nostro sapere, spesso cadiamo in “trappole” che non eravamo stati in grado di vedere da lontano.

La disciplina generale dei contratti è materia da legali, certo, ma in ambito professionale e aziendale occorre possedere almeno una solida infarinatura di base, perché come imprenditore e professionista potresti trovarti alle prese con firme, documenti e contratti anche quotidianamente.

Ecco quindi da dove nasce questa guida: dalla necessità di essere preparati sull’argomento, tanto più oggi che siamo protagonisti di una trasformazione digitale che coinvolge anche il tema della firma dei contratti.

Continua a leggere per trovare risposta ai dubbi più frequenti e importanti, come quelli sul valore di un contratto non firmato, sulla validità legale dei diversi tipi di firma online e sulla regolamentazione della firma da remoto.

Dal contratto alla sua firma: tutto quello che c’è da sapere prima di dire “sì”

Ti ho promesso una guida completa, dunque partiamo dalle basi – non ti preoccupare, procederemo spediti ma senza tralasciare concetti importanti. Cos’è un contratto?

Molto semplicemente, un contratto è un accordo tra due o più parti. Il contratto ha lo scopo di regolare i rapporti giuridici tra le parti, rapporti che quello che spesso a sproposito viene considerato un semplice “pezzo di carta” è chiamato a costituire o estinguere.

Basterebbe una veloce occhiata al Codice Civile per convincersi del fatto che il termine “pezzo di carta” è alquanto riduttivo. Il contratto, infatti, deve essere costituito per legge in una certa maniera. Esistono elementi essenziali e accessori di un contratto, di seguito quelli essenziali:

• Causa
• Oggetto
• Accordo
• Forma (se prescritta dalla legge)

Non ci addentreremo in questa sede negli elementi accessori di un contratto. Ti basti per il momento riflettere sul fatto che il contratto è un documento essenziale nell’ambito generale dell’attività di un’azienda o di un professionista: è ciò che dà valore legale alle specifiche attività che vengono svolte.

Riguardo alla firma, invece? Cosa c’è da sapere di importante? Siamo infatti da sempre abituati ad associare l’idea di “contratto” a quella della firma autografa a penna sul foglio. Ma è ancora così?

Che valore ha un contratto firmato e cosa significa firmare un contratto?

Per i contratti scritti, è assolutamente ancora così. Benché il contratto si consideri concluso nel momento in cui la parte ricevente la proposta manifesta la sua volontà di accettarla, per la forma scritta questo momento coincide con quello della firma del contratto.

Da quel momento in poi il contratto è legalmente vincolante: ovvero, per sottrarsi a quanto previsto dal contratto, ciascuna parte firmataria dovrà far valere opportune e valide motivazioni (non basta dire “non ci sto più”).

Nel mondo aziendale, dunque, un contratto firmato è un contratto pienamente valido legalmente. Quando si tratta di firma autografa, non c’è alcun dubbio in merito. Ma per i contratti online come funziona la questione?

Firma dei contratti online: quando è valida, cosa sapere

La moltitudine di attività quotidiane in cui si trova immersa una tipica PMI ha portato molte di esse a cercare nel digitale una possibile soluzione per velocizzare e automatizzare molti dei processi.

Con successo, va detto, grazie a uno sviluppo tecnologico che negli ultimissimi tempi sta accelerando anche grazie al supporto dell’intelligenza artificiale. La contrattualistica è stata anch’essa investita da questa positiva rivoluzione.

Oggi, infatti, i contratti digitali sono una realtà consolidata. Una realtà che ha portato alla necessità, per molti imprenditori, di capire qual è il modo più sicuro per far firmare un contratto a clienti, partner, collaboratori e dipendenti.

La firma dei contratti online, infatti, è un’attività sicura solo quando segue precise regole. E nonostante la firma digitale sia una prassi in uso già da molti anni, solo gli sviluppi tecnologici più recenti hanno permesso di abbassare i costi ed estendere così la gestione digitale dei contratti anche alle aziende medio-piccole e ai liberi professionisti. 

Tra software di firma PDF online, firme online gratis e servizi di firma digitale più o meno aderenti alle normative italiane in merito, rischia di ingenerarsi una notevole confusione. C’è poi la pratica, dura a morire anche in ambiti professionali, di scansionare la firma per apporla sui contratti.

Che valore ha un documento firmato e scansionato?

Forse ti è capitato di farlo: ricevi un contratto da firmare e, per semplicità, inserisci la scansione della tua firma che hai salvato come file .jpg nel documento e lo rimandi al mittente. Ma sai che validità legale ha questa firma?

Nessuna. La firma scansionata non ha lo stesso valore della firma autografa e, quindi, così facendo ti metti in pace la coscienza solo a metà, perché nel caso di controversie sarà difficile dimostrare l’autenticità della tua firma.

Inoltre, questa procedura non ha nulla a che fare con la firma digitale di un documento: la firma elettronica dei contratti, infatti, segue regole ben precise dettate sia dalla normativa europea sia da quella italiana.

Quando la firma digitale su un contratto ha valore legale?

Riprendendo il filo del discorso sulla digitalizzazione, esistono oggi modi sicuri, pratici ed economici per apporre la propria firma su contratti e altri documenti digitali in maniera legale. E, soprattutto, per permettere alle controparti di firmare da remoto in tutta sicurezza.

Con Contract Geek, ad esempio, abbiamo trovato una soluzione smart a tutti questi problemi, elaborando una piattaforma cloud che ti permette di gestire l’intero ciclo di vita di un contratto in maniera digitale, dalla sua creazione alla firma (anzi: alla sua conservazione digitale).

Per ciò che concerne la firma, lo “strumento” su cui facciamo affidamento è la firma elettronica. Ti offriamo due modi di firmare: la firma con OTP e la firma elettronica avanzata, con SPID o con CIE.

È importante capire il principio sottostante a questi tipi di firma, che poi è ciò che li rende legalmente validi per lo Stato Italiano: il riconoscimento in maniera certa e univoca dell’identità del firmatario.

Quando si firma in presenza un contratto con firma autografa l’identità della persona che firma è facilmente accertabile, ma quando si firma digitalmente un contratto da remoto? Come puoi essere certo dell’identità di chi appone la firma tramite un clic?

Coma si firma un contratto con firma elettronica avanzata o OTP

Mi limiterò qui a descriverti i due tipi di firma elettronica che utilizziamo in Contract Geek: la firma con OTP e la firma elettronica avanzata o FEA. La firma con OTP:

• È un tipo di firma elettronica a metà tra la firma elettronica semplice e quella avanzata
  
  
• Si serve di una doppia forma di autenticazione: l’invio della richiesta di firma a un indirizzo email fornito dal firmatario e il successivo invio di una password monouso, l’OTP, da inserire prima di poter firmare
  
  

La firma elettronica avanzata, invece, è una firma elettronica forte in grado di fornire a un documento la stessa validità legale di una scrittura privata. Ecco come funziona:

• Da Contract Geek puoi scegliere se richiedere una firma elettronica con SPID o una firma elettronica con CIE
  
  
• Prima di poter firmare, la persona a cui invii la richiesta di firma deve identificarsi con il documento da te selezionato (SPID o CIE)
  
  
• Solo a identificazione avvenuta può procedere a firmare il documento

Il dossier di prova è la “ciliegina” sulla firma di un contratto digitale

Ti sarà facile ora capire come non sia certo l’immagine di firma che appare sul documento digitale (la riproduzione di una firma autografa in caratteri standard) a garantire l’autenticità della firma e la riconducibilità della stessa a una persona certa.

È il processo di firma elettronica avanzata, che avviene secondo quanto previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), a garantire:

• Identificazione certa del firmatario
  
  
• Controllo esclusivo dei mezzi di firma da parte del firmatario
  
  
• Possibilità di verificare con certezza se i dati contenuti nel documento sono stati modificati dopo la firma

Ma c’è di più. Una volta firmato elettronicamente, un contratto creato e gestito con Contract Geek viene munito di un sigillo elettronico compliant a quanto stabilito dall’eIDAS, la normativa europea in materia, oltre che di marcatura temporale.

Avrai sempre la possibilità di dimostrare con certezza chi ha firmato il documento e quando l’ha fatto. Con assoluta certezza, grazie anche al Dossier di prova, che è un documento che viene da noi archiviato e conservato assieme al tuo contratto digitale e che raccoglie tutta la “storia” del contratto, dalla sua creazione alla firma.

Metti al sicuro i tuoi contratti con Contract Geek!