Tutto quello che devi sapere sulla firma dei contratti, anche digitali

Cosa ci vorrà mai a firmare un contratto? Basta prendere una penna e il gioco è fatto… e se non si è fisicamente in presenza della controparte, è sufficiente “firmare” il documento scrivendo il proprio nome e cognome a computer.

L’ho letto su internet. Me l’ha detto un mio amico. L’ho fatto già un paio di volte e non è successo niente. Ma… sei proprio sicuro che firmare un contratto – o farlo firmare a un cliente o a un fornitore – sia un’attività che può essere presa così alla leggera?

Esistono diversi modi di firmare un contratto ma, soprattutto, esistono diversi tipi di firme per i contratti. E le firme non sono tutte uguali, dal punto di vista legale.

In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere per dormire sonni tranquilli sopra all’archivio dei tuoi contratti. Nello specifico, affronteremo il tema, spesso oggetto di fraintendimenti, della firma elettronica dei contratti. Continua a leggere per capire come ottenere firme valide legalmente sui tuoi contratti digitali.

C’era una volta la firma autografa dei contratti. Ma si usa ancora?

Siamo stati abituati, per decenni, ad attendere con un po’ di trepidazione il solenne momento della firma di un contratto. Seduti di fronte alla controparte – datore di lavoro, cliente, fornitore – abbiamo preso in mano la penna e firmato con nome e cognome leggibili in fondo all’ultimo foglio, sotto l’indicazione della data e del luogo.

Si usa ancora fare così? Certamente sì, ma altrettanto certamente il mondo è cambiato e l’avvento del digitale ha portato alla nascita di nuove consuetudini e nuove leggi, anche per quanto concerne la firma dei contratti.

Innanzitutto, facciamo chiarezza su un paio di concetti importanti.

• La firma autografa è la firma realizzata “di proprio pugno”, ovvero a mano su un foglio di carta; ha durata illimitata nel tempo
• La firma è ciò che conferisce valore legale a una molteplicità di contratti; in alcuni casi è forte tanto quanto quella autografa

Vista così, sembrerebbe che la firma autografa sia la firma più sicura che possa esistere al mondo. E infatti fino a qualche anno fa lo era, ma l’avvento del digitale ha sollevato un’importante questione: quella dell’alterabilità della firma.

Pensaci: hai mai visto due firme autografe assolutamente identiche? Scommetto che nemmeno tu riesci a fare la tua firma identica ogni volta. Questo apre la prospettiva della contraffazione, della possibilità dunque che qualcuno realizzi una firma al posto nostro, spacciandola per autografa.

Nell’ambito dei contratti digitali, tutto ciò non può accadere. Per quanto possa sembrarci strano firmare un documento con un clic, è in realtà un metodo molto più sicuro per dare validità a un contratto – se fatto secondo i modi previsti dalla normativa in materia.

Come si firmano i contratti?

Prima di approfondire il discorso della firma digitale di un contratto, chiudiamo l’argomento firma autografa con un riassunto di quelle che sono le regole e le buone pratiche per firmare un contratto.

Da sempre, la firma sui contratti va apposta nella seguente maniera:

• Nell’ultima pagina del documento, in fondo
• Sotto alle indicazioni di luogo e data
• In maniera completa (nome e cognome per esteso) e leggibile

Non in tutti i contesti, infatti, possono essere ritenute valide firme con abbreviazioni, mentre firme con segni grafici al posto del nome e/o del cognome (la classica “X”) sono accettate solo per persone affette da cecità e non in grado di apporre la propria firma.

Anche se la prassi di siglare ogni pagina di un contratto con le firme e/o le iniziali dei contraenti è piuttosto diffusa, non è obbligatoria. Nei contratti privati, l’apposizione delle iniziali (“siglare” o “parafare” il documento) su ogni pagina non ha valore legale.

Nel caso di contratti o atti stilati alla presenza di un funzionario pubblico, invece, vale l’opposto: le iniziali devono essere apposte su ogni pagina del contratto, pena l’invalidità del contenuto delle pagine mancanti di sigle.

La firma digitale dei contratti: modi e regole per farla

Abbiamo detto che tutto è cambiato con l’avvento del digitale, anche la pratica della firma dei contratti. Ma cosa significa questo cambiamento nello specifico? Cosa significa firmare un contratto digitale, nella pratica? Come si appone la firma autografa a un documento dematerializzato?

Ma soprattutto, domanda delle domande: come si può firmare digitalmente i contratti in maniera sicura? Diciamolo subito… all’inizio, per un po’ di tempo, è stato il Far West.

Nonostante ci fossero norme che regolavano la firma digitale dei contratti, non tutti gli operatori aziendali (né, tantomeno, i privati) erano consci di come applicarle o dei rischi legati alla loro erronea applicazione.

Ecco allora le firme in .jpg, scansioni delle firme autografe; le firme inserite in Word, semplicemente scrivendo nome e cognome (magari in stampatello) sulla riga prevista per la firma; i vari software per firmare PDF online, e via dicendo.

Dall’altro lato, invece, la materia un po’ oscura (e complicata da comprendere) della firma digitale, che richiedeva l’utilizzo di un dispositivo esterno contenente il certificato digitale per poter apporre la propria firma su un documento.

Oggi, per fortuna, le cose si sono evolute e semplificate di molto. Firmare i contratti online, digitalmente, è sicuro e semplice, ma soprattutto è alla portata di tutti, grazie a metodi di firma elettronica che si avvalgono di OTP, CIE (carta d’identità elettronica) e SPID.

Ci sono però ovviamente delle regole da conoscere e rispettare, per assicurarsi di apporre o richiedere una firma con il giusto valore legale in relazione al contratto.

Quando una firma digitale ha valore legale?

Una firma eseguita elettronicamente ha sempre valore legale se si sceglie una delle tipologie di firme elettroniche riconosciute dalla normativa europea eIDAS. C’è però da osservare che la normativa europea e quella italiana, in parte, differiscono.

Nello specifico, la firma digitale eseguita con l’ausilio di un apparecchio esterno (token, dispositivo usb, smart card) ha valore legale solo in Italia. Si serve della crittografia, si avvale di un certificato qualificato e il suo funzionamento è disciplinato dal Codice di Amministrazione Digitale – CAD.

Le altre tipologie di firma elettronica che hanno valore legale, in Italia e in Europa, sono la firma elettronica semplice, la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata, che ora vedremo nel dettaglio.

Firma elettronica semplice, avanzata, digitale: quali sono le differenze?

Stabilito che non basta scrivere nome e cognome su un documento digitale per firmarlo con valore legale – né utilizzare la scansione di una firma autografa – vediamo ora quali tipi di firma elettronica si possono usare per dare validità ai contratti.

Firma elettronica semplice o “debole”

Hai presente quando ti logghi nel tuo account di posta elettronica inserendo nome utente e password? Ecco, quello è un atto di “firma elettronica” semplice, ovvero ti fai riconoscere da un ente terzo ma senza il bisogno di identificarti in maniera univoca.

La firma elettronica semplice aiuta a snellire molte operazioni aziendali ma di contro non permette l’identificazione del firmatario in maniera certa. Dunque, il suo valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.

Ne consegue che non puoi quindi affidarti alla firma elettronica semplice o FES per i tuoi contratti digitali.

Firma elettronica avanzata o “forte”

Nel processo di firma elettronica avanzata o FEA è invece prevista l’identificazione univoca del firmatario e la riconducibilità della firma a una sola persona: per questo motivo viene definita “forte”, ha pieno valore legale e per la legge equivale a una firma autografa.

Inoltre, con la firma elettronica avanzata viene anche garantita l’immodificabilità del documento firmato, perché ogni firma viene apposta previa identificazione informatica del suo autore con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità al suo autore.

Sarà dunque possibile rilevare eventuali modifiche apportate al documento dopo la firma dello stesso. Come firmare contratti con la firma elettronica avanzata?

• Si può firmare con la CIE, la Carta di Identità Elettronica: l’identità del firmatario è certificata dallo Stato italiano
• Si può utilizzare lo SPID per il riconoscimento: anche in questo caso l’identificazione del firmatario è certa e, inoltre, avviene tramite un processo di autenticazione elettronica a due fattori

A livello pratico, al firmatario verrà chiesto di autenticarsi e identificarsi con il proprio SPID o con la propria CIE per autorizzare formalmente l’apposizione della firma elettronica sul documento.

Firma elettronica con OTP

La firma elettronica con OTP è una soluzione intermedia, per così dire, tra la firma elettronica semplice e quella avanzata. Questa infatti prevede un doppio fattore di autenticazione mediante l’inserimento di una password temporanea (OTP: One Time Password via SMS o mail) da parte del firmatario, che però non è obbligato a identificarsi tramite un documento di identità.

È più forte di una firma elettronica semplice ma tecnicamente non può essere ritenuta una firma elettronica avanzata. In questo caso, spetterà al giudice stabilire il valore legale di questa firma.

Firma digitale

La firma digitale, infine, è una tipologia di firma che richiede al firmatario di possedere un certificato contenuto in un dispositivo esterno, indispensabile per poter firmare digitalmente un documento. Ha un livello di sicurezza molto alto e ha anch’essa pieno valore legale.

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