Gestione contratti digitale: ci hai mai pensato? I vantaggi che non conosci

La gestione dei contratti è da sempre un grattacapo per qualsiasi azienda o libero professionista che si trovi, per motivi professionali, a interfacciarsi con altre realtà – aziendali o private. 

Non possiamo fare a meno dei contratti, per lavorare in maniera serena e regolata; ma diciamo la verità: spesso la creazione, l’elaborazione e la firma di un contratto diventano fastidiose incombenze di cui vogliamo liberarci al più presto.

Queste attività ordinarie diventano faticose perché la gestione dei contratti può non essere semplice. Dar vita a un contratto realizzato “a regola d’arte” è un’operazione delicata, ma altrettanto delicate sono tutte quelle fasi che erroneamente consideriamo di secondaria importanza:

• Il processo di approvazione del contratto da parte di tutti i soggetti coinvolti
• Il processo di firma, soprattutto se questa avviene da remoto
• La conservazione del contratto in maniera sicura
• L’impostazione di un promemoria riguardo ai termini di scadenza del contratto appena firmato

Ecco, se ti sta venendo il mal di testa… sappi che oggi c’è un modo semplice per occuparsi di tutto ciò. Un modo semplice e che ti solleva dal fastidio di gestire fogli di carta che non sai più nemmeno dove archiviare.

Continua a leggere per scoprire tutti i vantaggi della gestione digitale dei contratti, come funziona, come assicurarti di ottemperare agli obblighi di legge e come implementarla in maniera semplice all’interno della tua attività.

C’era una volta la gestione contratti tradizionale

Il quadretto che ti tratteggerò ora, ne sono certo, ti suonerà familiare. Inizia tutto con l’arrivo di un nuovo cliente. Evento lieto che va sempre festeggiato, ma prima di potersi mettere all’opera e godere dei benefici di una nuova acquisizione… bisogna pensare al contratto.

Se non hai un template standard da cui partire – o se non può essere applicato al caso specifico – devi creare da zero un nuovo contratto. Nel processo di stesura possono essere coinvolte più figure aziendali, con compiti e ruoli diversi, e questo significa quasi sempre un ping pong via email di versioni diverse dello stesso documento.

Una volta che il processo di stesura è completato e ogni figura coinvolta ha detto la sua, si passa alla firma. Che oggi, per fortuna, avviene più spesso che no da remoto. Ciò significa:

• Inviare la bozza definitiva del contratto al cliente
• Attendere i suoi eventuali commenti, che possono portare a ulteriori modifiche al documento
• Attendere che il cliente stampi, firmi, scansioni e rimandi indietro il contratto

Ma ora è tutto finito. Oppure no? In effetti, no. Bisogna stampare il contratto, archiviarlo e conservarlo in maniera sicura e in modo che sia facilmente reperibile, qualora ce ne fosse bisogno.

Questo che ti ho appena descritto è un classico processo “analogico” di creazione e gestione contratto: un insieme di azioni dispendiose in termini di tempo e dispersive in termini di risorse. Senza contare i rischi legati alla procedura manuale di gestione di un contratto…

Quali sono i rischi legati alla perdita di un contratto?

Per quanto possa sembrare impossibile, i contratti cartacei (ma anche digitali) spesso finiscono persi. L’originale non si trova più, la copia che credevamo di aver inserito in quel determinato archivio non c’è. Cosa succede a questo punto? Cosa si rischia con lo smarrimento di un contratto?

Tutto dipende dal tipo di contratto, ma senza dubbio si può andare incontro a diatribe col cliente/fornitore, richieste di pagamento indebite, impossibilità di rescindere dal contratto, difficoltà a far valere i propri diritti.

Inoltre, oggi non si può più approcciare la tematica della firma del contratto – soprattutto se essa avviene in digitale – in maniera leggera. Questo perché non tutte le firme digitali hanno pieno valore legale.

Proprio così, potresti trovarti con un contratto firmato ma privo di valore legale… e non è una bella situazione nella quale trovarsi.

Cos’è un software di gestione contratti e come funziona

Ma ora arriva la bella notizia: siamo nel 2024 e, per fortuna, esiste un modo sicuro e smart di gestire i contratti della tua attività, sia che tu abbia un’azienda di piccole o medie dimensioni sia che tu operi in proprio come lavoratore autonomo.

Sto parlando del software di gestione contratti: uno strumento che ha l’unico scopo di supportarti nel processo di creazione, firma, archiviazione e gestione di un contratto. Il tutto in maniera digitale, ovviamente: niente più carta, rischi collegati alla procedura “manuale” completamente azzerati.

La gestione contratti, con il supporto di un software dedicato, diventa enormemente più semplice. Immagina infatti di poter…

• Creare da zero un contratto (o partendo da un template) e condividerlo con un clic con le persone coinvolte nel processo di stesura e approvazione
  
• Ricevere i commenti dei collaboratori direttamente nel contratto stesso, visualizzarli e rispondere se necessario
• Ottenere l’approvazione finale da parte delle figure aziendali coinvolte in maniera chiara e sicura
• Inviare il contratto al cliente con un clic
• Richiedere la sua firma elettronica sul contratto e non doverti preoccupare di come lo firmerà
• Archiviare contratto e prova di firma digitalmente e conservarli in maniera sicura
  
• Attivare un promemoria per la scadenza del contratto e… dimenticarti di tutto quello che facevi prima

Stampa cartacea, invio della copia cartacea a mezzo email o posta ordinaria, archiviazione della stampa, promemoria esterno per la scadenza del contratto… tutte cose che non ti riguardano più.

Vita facile anche per chi non è esperto di gestione contratti

Tutto quanto ti ho appena descritto è a portata di tutti. Ma davvero di tutti: non devi possedere nessuna conoscenza amministrativa o legale per poter realizzare una gestione contratti “a prova di bomba” per la tua attività.

Un software di gestione contrattuale è pensato proprio per sostituirsi quasi interamente alla persona in questa delicata e onerosa attività. Oggi, inoltre, il supporto dell’intelligenza artificiale rende ancora più potenti operazioni che solo fino a qualche anno fa, pur se digitalizzate, erano ancora macchinose.

Con una piattaforma di gestione contratti digitale porti nella tua attività un livello di professionalità e sicurezza che fino a qualche tempo fa era appannaggio solo di grandi, grandissime aziende. Con tutti i benefici connessi, che ora vedremo nel dettaglio.

I vantaggi della gestione digitale del contratto: non c’è solo la firma

È normale che il pensiero vada subito lì: alla firma elettronica, ovvero la possibilità di siglare un contratto con persone che si trovano da un’altra parte nel mondo. Questo è sicuramente uno dei vantaggi maggiori della gestione digitale dei contratti, ma non è l’unico.

1. Processo di creazione semplificato e collaborativo

Non si può infatti non soffermarsi su tutto ciò che riguarda la semplificazione del processo di creazione di un contratto. Hai presente gli infiniti thread di email, all’interno dei quali diventava una missione quasi impossibile reperire l’informazione da aggiungere alla versione numero 26 del contratto in lavorazione?

Ecco, con un software avanzato di gestione contratti è un problema del passato. Immagina di poter collaborare a più mani, realmente e in modalità asincrona, alla stesura di un contratto.

C’è la persona che materialmente prepara il contratto e poi ci sono tutte le altre figure coinvolte, che possono seguire il processo di creazione e dare il loro contributo in corso d’opera.

Un collaboratore chiamato a dare l’approvazione di un contratto può vedere in un colpo d’occhio la “storia” di un contratto, la sua evoluzione, le modifiche che sono state effettuate (e su richiesta di chi). Il processo di approvazione, in questo modo, diventa molto più semplice.

2. Archiviazione centralizzata e conservazione a norma

Un vero archivio contratti digitale, dove qualsiasi documento è a portata di un clic – non disperso in chissà più quale cartella – e riposa tranquillo sotto la coperta di una conservazione a norma di legge.

Questo, se ci pensi, elimina il timore di perdere un contratto, ma anche il rischio di perdita di dati personali, contraffazione, modifiche posteriori ecc.

Come forse già sai, poter avere una visione d’insieme e organizzata aiuta inoltre a rendersi conto di eventuali problemi e inefficienze: con un archivio contratti centralizzato e ordinato sarà semplice tenere tutto sotto controllo.

3. Monitoraggio automatico scadenze

Sarai tu a controllare tutto: con un software di gestione contratti puoi impostare scadenze automatiche e avvisi prima di un eventuale rinnovo automatico.

Con una gestione delle scadenza automatizzata e intelligente sarà anche più facile ottenere il massimo dai rinnovi, evitando al tempo stesso di perdere dei clienti per una semplice dimenticanza o svista.

Contract Geek, la gestione dei contratti intelligente

Non solo digitale: intelligente. Perché digitale… non basta più. Contract Geek è la piattaforma cloud di gestione di documenti contrattuali che rende semplice, veloce e sicuro il processo di creazione, firma e archiviazione dei contratti.

Tutto il ciclo di vita di un contratto è centralizzato all’interno di una singola piattaforma: immaginala come il tuo “centro di comando” contrattuale, dal quale puoi gestire ogni singolo aspetto che riguarda la creazione, la firma e la gestione di un contratto.

Dalla piattaforma puoi:

• Creare un nuovo contratto
• Importare un contratto esistente all’interno dell’archivio
• Gestire i collaboratori al contratto e organizzarli in team
• Visualizzare i commenti dei collaboratori e lo storico di lavorazione del contratto
• Richiedere l’approvazione di un contratto da parte di figure aziendali specifiche 
• Inviare il contratto al cliente per la firma
• Raccogliere la firma elettronica del cliente con pieno valore legale
• Archiviare digitalmente il contratto
• Visualizzare e scaricare il Dossier di prova, il tracciamento dell’intero processo di approvazione e firma del contratto
• Impostare i promemoria che desideri riguardo a scadenze e rinnovi

Contract Geek supporta la firma elettronica con OTP e la firma elettronica avanzata con CIE e SPID, a seconda del livello richiesto dal contratto. Inoltre tutti i contratti, oltre a essere archiviati digitalmente in maniera sicura, possono essere conservati a norma di legge per 10 anni.

Insomma… non hai più scuse per non prenderti cura in maniera smart di un aspetto così delicato e importante della tua attività. Non hai più scuse perché con Contract Geek la gestione contrattuale digitale è davvero semplice e alla portata di tutti. 

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