Onboarding Digitale e Conservazione digitale dei dati e delle informazioni antiriciclaggio: Guida per i soggetti obbligati

L’adozione di strumenti digitali innovativi è essenziale per tutti i soggetti liberi professionisti – come consulenti finanziari, avvocati, commercialisti e notai – che vogliono operare in conformità con le normative vigenti e migliorare l’esperienza dei propri clienti.

Sul tema, il Provvedimento della Banca d’Italia del 1° agosto 2023 e gli Orientamenti dell’EBA hanno introdotto nuove regole in materia di onboarding remoto, conservazione dei dati e utilizzo dell’identità digitale.

Novità Normative e Implicazioni per i Professionisti

Chi sono i destinatari delle nuove disposizioni?

Gli aggiornamenti normativi coinvolgono non solo le banche, ma anche gli intermediari finanziari, le società fiduciarie, gli operatori di microcredito, Cassa Depositi e Prestiti e Poste Italiane.

Anche consulenti finanziari, avvocati, commercialisti e notai, tra gli altri, rientrano tra i soggetti obbligati ad adeguarsi a queste normative.

Come devono essere conservati i dati?

Uno dei punti chiave del provvedimento riguarda la conservazione delle informazioni raccolte durante l’adeguata verifica della clientela.

Questi dati devono essere custoditi in sistemi che garantiscano integrità, accessibilità e sicurezza, conformemente alle disposizioni antiriciclaggio.

Outsourcing della conservazione: è possibile?

Sì, l’outsourcing della conservazione dei dati è consentito, a patto che il fornitore di servizi rispetti i requisiti di sicurezza e vigilanza previsti dalla normativa.

Questo offre ai Professionisti la possibilità di affidarsi a provider specializzati per gestire in modo sicuro la documentazione.

Remote onboarding e identità digitale

Le nuove regole incentivano l’utilizzo di strumenti digitali per l’identificazione della clientela.

Il remote onboarding permette di verificare l’identità del cliente a distanza, riducendo i tempi e migliorando la sicurezza.

In questo contesto, l’utilizzo dello SPID assume un ruolo fondamentale: la firma SPID consente ai Professionisti obbligati di convalidare documenti e contratti digitali in maniera rapida e conforme alla normativa antiriciclaggio per altro con la certezza della corretta identificazione.

Un Futuro Digitale per i Professionisti

L’adozione della firma elettronica e l’integrazione dell’identità digitale nei processi operativi rappresentano un vantaggio strategico.

Queste soluzioni non solo semplificano la gestione della clientela, ma aumentano la sicurezza e garantiscono la compliance alle normative in continua evoluzione.

La soluzione Contract Geek

Con Contract Geek puoi digitalizzare l’intero processo di raccolta documenti, identificazione e firma elettronica.

Raccogli documenti dai tuoi firmatari

Chiedi ai tuoi firmatari di caricare documenti aggiuntivi, p.e. Carta di Identità, Visure Camerali, etc., per completare il tuo fascicolo documentale. Avranno anche la possibilità di classificarli come “confidenziali” qualora contengano dati sensibili.

Personalizza le tue richieste di firme

Dai campi di testo libero, ai formulari, passando per le opzioni, fino ai moduli. Hai tutto quello che serve per fare in modo che i tuoi firmatari possano compilare i documenti richiesti con le informazioni aggiuntive necessarie a completare il tuo documento. Grazie ai moduli, poi, potrai persino automatizzare la compilazione di alcuni campi recuperandoli dall’anagrafica dei tuoi firmatari.

Richiedi firme con SPID o CIE

Con Contract Geek puoi richiedere in tutta sicurezza firme elettroniche basata sull’autenticazione SPID o CIE del firmatario.

Questa tipologia di firme elettroniche consente di identificare univocamente il firmatario connesso alla firma e di verificare il documento firmato nella sua integrità.

Le firme SPID e CIE verranno infatti apposte al documento solo successivamente all’avvenuto riconoscimento del firmatario che, a tal fine, si sarà autenticato con il proprio SPID o con la propria CIE per autorizzare l’apposizione della firma elettronica.

Al firmatario, pertanto, basterà accedere al documento e autenticarsi con il proprio SPID o la propria CIE per autorizzare l’apposizione della firma. Una volta firmato, il documento sarà ulteriormente munito di un sigillo elettronico qualificato eIDAS rilasciato da Contract Geek e inviato in conservazione digitale a norma unitamente al Dossier di Prova e al file XML Response fornito a Contract Geek dal Identity Provider SPID o CIE del firmatario.

Sei interessato a vedere come funziona Contract Geek e come potrebbe rivoluzionare completamente il tuo processo documentale? Contattaci!

Scopri piani e prezzi e richiedi subito una demo gratuita!