Archivio digitale dei contratti: centralizza e aumenta il controllo e la sicurezza

Nel contesto dell’evoluzione digitale, la gestione dei contratti attraverso un archivio digitale unico e centralizzato è essenziale per garantire efficienza operativa, sicurezza e conformità alle normative.

Disporre di un sistema centralizzato permette di semplificare i processi, migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione, rendendo maggiormente efficiente l’accesso ai documenti e, soprattutto, evitare il rischio di perdita o smarrimento di documenti importanti spesso archiviati in modo sparso e senza logica in differenti luoghi: una continua ricerca tra cartelle, Dropbox, mail e chi più ne ha più è in difficoltà.   

Perché un archivio digitale unico per i contratti è importante?

I processi analogici di gestione dei contratti sono lenti e costosi e, per altro, soggetti a errori umani o peggio alla perdita dei documenti.

Le soluzioni digitali offrono un’alternativa che semplifica ogni fase, dalla creazione alla conservazione a norma, riducendo i tempi e aumentando la sicurezza.

Centralizzare i contratti digitali in una piattaforma accessibile da qualsiasi dispositivo garantisce conformità normativa e maggiore controllo sui processi e sul team dell’organizzazione.

Inoltre, consente di reperire in modo rapido e semplice tutti i documenti di cui si ha bisogno, potendo contare su un sistema organizzato e sempre accessibile che permette di:

• profilare e attribuire i giusti permessi agli utenti che devono accedere all’archivio;
• tracciare in modo puntuale le attività degli utenti che hanno eseguito l’accesso, responsabilizzando le risorse dell’organizzazione;
• tenere sotto controllo le scadenze contrattuali sfruttando i promemoria automatici;
• mantenere lo storico delle versioni contrattuali nel tempo rendendole sempre accessibili.

Vantaggi di un sistema di conservazione digitale a norma integrato

In molte aziende alcuni documenti, come le fatture elettroniche, nascono digitali e devono essere conservati a norma. Un sistema di gestione documentale integrato permette di gestire in modo centralizzato tutti i documenti, garantendo un unico punto di accesso all’archivio e consentendo di collegare tra di loro i differenti documenti.

Questo sistema semplifica la gestione delle informazioni e assicura che i dati siano facilmente accessibili per verifiche e audit.

Inoltre, un sistema integrato di conservazione digitale a norma permette di:

• mantenere documenti e fascicoli digitali completi, semplificando il monitoraggio dei workflow aziendali;
• facilitare l’interscambio automatico di dati tra i vari software aziendali, migliorando la produttività;
• promuovere un approccio consapevole in ambito di cyber security, rendendo l’organizzazione più reattiva e adattabile alle esigenze di mercato.

Benefici di un sistema di gestione documentale integrato

Implementare una piattaforma che integri gestione documentale e conservazione digitale a norma porta a diversi vantaggi, tra cui:

• accesso centralizzato e rapido ai documenti da parte di tutto il personale coinvolto secondo i propri ruoli e permessi;
• maggiore coinvolgimento dei team di lavoro, con accesso in tempo reale a informazioni e aggiornamenti sui processi;
• eliminazione dell’archiviazione cartacea, riducendo i costi e l’impatto ambientale.

Vantaggi della Conservazione digitale a norma

Conservare digitalmente a norma i documenti significa garantirne autenticità, integrità e reperibilità. La normativa italiana (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) e quella europea (eIDAS) richiedono la nomina di un Responsabile della Conservazione e la redazione – obbligatoria – di un Manuale della Conservazione.

Come la gestione documentale migliora i processi aziendali

Un sistema documentale integrato consente di classificare, archiviare e correlare i documenti a seconda delle esigenze aziendali. Ad esempio, con l’integrazione tra sistemi ERP e CRM, è possibile automatizzare la creazione di contratti digitali e altri documenti. Questo migliora l’efficienza dei processi aziendali, ottimizzando l’intero ciclo di vita dei contratti.

L’implementazione di un sistema di gestione documentale integrato, unito alla conservazione digitale a norma, non solo ottimizza l’accesso e la condivisione delle informazioni, ma promuove anche la sostenibilità e la sicurezza aziendale. Inoltre, garantisce l’autenticità e l’integrità dei documenti contrattuali digitali, estendendone la validità legale nel tempo.

Quali sono i vantaggi dell’archivio digitale di Contract Geek

Con l’archiviazione documentale di Contract Geek, i vantaggi che si possono ottenere sono numerosi:

• aumento del controllo con una visione completa e aggiornata dello stato dei processi e delle versioni dei documenti, con un sistema di tracciabilità che registra la storia delle operazioni effettuate;
• miglioramento della standardizzazione attraverso modelli uniformi;
• risparmio di tempi e costi grazie alla riduzione – se non eliminazione – delle attività manuali e ridondanti e all’automazione delle operazioni più frequenti, come la creazione, la modifica, l’approvazione e la firma dei contratti;
• garanzia della sicurezza e della conformità alle norme vigenti, che assicura la validità legale, l’integrità e l’opponibilità nel tempo dei contratti;
• ottima user experience grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, che permette di collaborare in modo fluido e flessibile con gli utenti interni ed esterni, anche da remoto e con qualsiasi dispositivo.

Perché adottare un archivio digitale dei documenti?

Semplice:

• Centralizzazione delle attività;

• eliminazione dei processi non strutturati (invio mail, stampa, etc.);

• integrazione con gli strumenti aziendali (CRM, ERP);

• riduzione delle attività manuali;

• creazione di workflow personalizzati;

• sicurezza e validità legale.

Come iniziare ad usare l’archivio digitale di Contract Geek

Iniziare a usare Contract Geek è facile e veloce. Puoi contattarci e ti offriremo una consulenza gratuita e personalizzata per analizzare le esigenze specifiche e suggerire la soluzione più adatta al tuo caso.

Contract Geek garantisce la validità del processo contrattuale, della scelta della tipologia di firma elettronica e della procedura di conservazione digitale a norma dei documenti.

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