Come implementare la firma elettronica nei contratti: gli aspetti legali e operativi che devi conoscere

La firma elettronica dei contratti è una pratica molto comoda ma ancora relativamente poco diffusa, quantomeno in Italia. Il problema non risiede però nella sua natura o nell’operatività che la contraddistingue: si tratta di una semplice mancanza di informazioni.

“Si è sempre fatto così” è un motto che purtroppo ispira l’attività di moltissime PMI, che tuttavia non sono consapevoli di cosa lasciano sul piatto. Nel caso della firma elettronica, te lo dico subito: sicurezza, praticità e opportunità.

In questo articolo ci addentreremo negli aspetti legali e operativi dell’implementazione della firma elettronica dei contratti in azienda e potrai così scoprire perché è un metodo pratico e sicuro di firmare a distanza (e non solo).

Riguardo alle opportunità, invece, ti chiarisco subito le idee: implementare la firma elettronica dei contratti nei tuoi processi aziendali può facilitare la chiusura dei contratti stessi. Permettendoti di scalare l’attività. Vediamo come.

Firma elettronica e contratti: tutti i vantaggi di una scelta al passo coi tempi

Prima di dedicarci ad approfondire gli aspetti tecnici che contraddistinguono la firma elettronica dei contratti, è utile iniziare con una panoramica generale che ti permetta di capire perché la firma elettronica rappresenta un vantaggio in ambito contrattuale.

Ricordi il “si è sempre fatto così” di prima? Ecco, potrebbe essere la tua prima obiezione: se i contratti si sono sempre firmati con firma autografa e non è mai stato un problema, perché oggi dovrebbe esserlo?

Perché il mondo, anche quello aziendale, si evolve e tutto diventa sempre… più veloce. La digitalizzazione ha inciso in maniera profonda sulla velocità di come oggi effettuiamo certe operazioni. E il risultato è che le persone, anche in ambito professionale, oggi la velocità se la aspettano.

Non solo: spesso attribuiscono un valore assoluto maggiore a chi dimostra di poter soddisfare le loro aspettative in maniera più pronta e veloce. Ecco perché la firma elettronica agevola la chiusura dei contratti. 

Non si tratta solo di poter fare a meno della carta: un contratto firmato tramite l’apposizione di una firma elettronica è caratterizzato da un ciclo di vita più efficiente, nell’ambito del quale tutte le operazioni (stesura, approvazione, modifica, firma, archiviazione) diventano più snelle e veloci.

Il risultato? Dalle parole ai fatti passa meno tempo. Il firmatario, inoltre, vive un’esperienza migliore e può risolvere “il problema” della firma con pochi semplici clic, senza muoversi da dove si trova e sentendosi al sicuro. Comodo, no?

Cosa si può firmare con la firma elettronica: tipologie di firma e applicazioni

Ma cosa si può firmare con la firma elettronica? Qual è il suo ambito di applicazione? La risposta è semplice: tutto può essere firmato digitalmente. Ma c’è differenza tra il valore legale delle diverse tipologie di firma, ed è proprio quello di cui ti parlerò in questo paragrafo.

Quando parliamo di “firma elettronica”, dei contratti o di qualsiasi altro documento, dobbiamo innanzitutto distinguere tra due tipi di firma, quantomeno per quanto riguarda la situazione italiana: la firma elettronica e la firma digitale.

Non sono sinonimi? A livello lessicale sì… sono due modi diversi di riferirsi all’atto di apporre una firma con mezzi elettronici e non con una penna, a mano, su un foglio di carta. Ma in Italia il termine firma digitale si riferisce a un particolare tipo di firma elettronica, la firma elettronica qualificata.

Esistono infatti tre tipi di firma elettronica riconosciuti:

1. La firma elettronica semplice o FES
2. La firma elettronica avanzata o FEA
3. La firma elettronica qualificata o FEQ

A queste va aggiunta la firma elettronica con OTP, un tipo di firma “a metà strada” tra la FES e la FEA.

Tornando al nostro discorso, la firma digitale è una firma elettronica qualificata che ha la particolarità di richiedere l’uso di un supporto esterno per poter essere effettuata. Chi firma deve servirsi di un token, una chiave usb o un lettore di smart card al momento della firma.

Questo dispositivo esterno contiene infatti un certificato riconosciuto da Agid, che è ciò che dà sicurezza e valore alla firma stessa. A proposito di valore: la firma digitale effettuata in questa maniera equivale a una firma autografa e conferisce al documento firmato lo stesso valore legale di una scrittura privata.

Anche per la firma elettronica avanzata vale lo stesso: questo tipo di firma, al pari della firma elettronica qualificata e quindi della firma digitale, conferisce al contratto firmato il valore legale di una scrittura privata. È il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, a stabilire le norme che regolano la firma in digitale.

Cosa si intende per “valore legale di una scrittura privata”? Semplice: che ha un forte valore probatorio in quanto dimostra l’esistenza di un accordo vincolante, stipulato in una data certa da persone identificate in maniera certa.

Che valore probatorio ha la firma elettronica semplice?

Se firma elettronica avanzata e qualificata sono praticamente sovrapponibili quanto al valore legale posseduto, per la firma elettronica semplice occorre fare una distinzione. Detta anche “firma debole”, la FES non ha pieno valore probatorio. 

Ciò significa che il suo valore in quanto prova deve essere stabilito caso per caso da un giudice. La sua debolezza risiede nel mancato obbligo di identificazione certa dei firmatari, cosa che invece, pur se con metodi diversi, la FEA e la FEQ assicurano.

Alla firma elettronica avanzata, e a maggior ragione a quella qualificata, è riconosciuto un valore probatorio pari a quello della sottoscrizione autografa: l’identità di chi firma è certa e viene garantita da un protocollo di dati informatici.

Siglare un contratto con firma elettronica avanzata: gli aspetti operativi

In Contract Geek la nostra scelta è caduta su due tipi di firma elettronica, che sono quelli che mettiamo a disposizione dei nostri utenti nell’ambito dei 3 piani di abbonamento che offriamo:

1. Firma elettronica con OTP
2. Firma elettronica avanzata con CIE o SPID

Perché abbiamo scelto queste due firme? Perché sono le più semplici e sicure. A livello operativo, infatti, presentano innegabili vantaggi. Per quanto riguarda la firma elettronica avanzata con CIE o SPID:

• I firmatari non hanno l’obbligo di acquistare un dispositivo esterno per poter firmare
• Il processo di firma è più semplice e veloce
• Il valore legale attribuito dalla firma al documento è il medesimo (è una firma “forte”)

La firma elettronica con OTP, invece, rispetto a una firma elettronica semplice:

• Garantisce lo stesso livello di semplicità operativa
• Offre un livello di sicurezza maggiore, prevedendo due fattori di autenticazione per l’utente che firma
• È più forte dal punto di vista legale, ovvero l’OTP aumenta il valore probatorio della firma agli occhi di un giudice

L’innegabile semplicità a livello operativo di questi due tipi di firma le rendono un alleato potente in fase di trattativa, perché sai di poter concludere un accordo con il cliente in tempi brevi e senza complicazioni operative o logistiche che potrebbero far andare a monte l’accordo.

Dalle parole alla firma il passo è davvero breve. Tutto quello che un firmatario deve fare, nel momento in cui riceve la richiesta di apporre una firma elettronica avanzata su un contratto, è quanto segue:

1. Autenticarsi tramite la CIE o lo SPID (questa scelta la effettui tu)
2. Prendere visione del documento contrattuale, eventuali allegati inclusi
3. Firmare elettronicamente il contratto: questo avviene con un semplice clic

Et voilà, come si suol dire! Firmare un contratto con firma elettronica avanzata è veramente così semplice.

Quando usare una firma elettronica con valore giuridico più elevato?

Approfondendo la questione del valore legale della firma elettronica si scopre che una firma elettronica qualificata è richiesta solo in una minoranza di casi. Nello specifico, sono quasi tutte casistiche attinenti all’ambito immobiliare.

È l’articolo 1350 del Codice Civile a disciplinare la materia; certi documenti che hanno valore di atto pubblico, come ad esempio il trasferimento di proprietà di un bene immobiliare, richiedono obbligatoriamente l’uso di una firma digitale, ovvero di una firma elettronica qualificata.

In tutti gli altri casi, ovvero quelli con cui si trova a che fare un’azienda quotidianamente, la firma elettronica avanzata è pienamente sufficiente. E la firma elettronica semplice o con OTP quando si usa, ti chiederai?

Può tornare utile per snellire la firma di tutti quei documenti non critici come ordini, preventivi, bolle di trasporto/consegna, privacy policy eccetera.

Conclusione: perché optare per la firma elettronica dei contratti in azienda

Avrai dunque capito, arrivato a questo punto, che la scelta di non avvalersi della firma elettronica per i propri contratti non dipende da valutazioni di natura legale: firmare digitalmente un documento, oggi, permette di conferire al documento lo stesso valore legale di un documento con firma autografa. 

A patto che si opti per una firma elettronica riconosciuta dal CAD e, quindi, in grado di conferire al contratto firmato il valore legale di una scrittura privata. Ti sarai anche reso conto che a livello operativo non si tratta di nulla di complicato: con una piattaforma cloud e intuitiva come Contract Geek, la gestione digitale dei contratti non richiede nessuna competenza particolare.

Quindi…? Quindi si tratta solo di riconoscere i vantaggi che questo moderno metodo di firma garantisce a chi se ne avvale. E poi, scegliere per una volta di non fare “come si è sempre fatto” e beneficiare di questi vantaggi. 

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