Vuoi usare la firma digitale per i tuoi contratti? Ecco cosa devi sapere prima di iniziare

Ne hai sentito così tanto parlare che alla fine ci stai facendo un pensierino anche tu: usare la firma digitale per i tuoi contratti e smetterla di dover gestire tonnellate di carta.

In effetti sarebbe bello. Basta documenti da stampare, inviare via email, archiviare in duplice (o triplice, se consideriamo una scansione digitale) copia. Ma soprattutto basta documenti impossibili da trovare nell’archivio proprio nel momento in cui più ne hai bisogno. 

La firma digitale dei contratti apre ad alcune interessanti prospettive. La possibilità di avere un archivio tutto in digitale, facile da gestire e da consultare; ma anche la realtà di poter far firmare da remoto, velocemente e facilmente i tuoi contratti.

Ci sono degli importanti distinguo in fatto di firme e obblighi di legge che, però, devi conoscere se vuoi passare alla firma digitale dei contratti. Continua a leggere, ti spiego tutto.

Firma digitale contratti: obbligo o scelta?

È importante partire dal primo punto fermo: la firma digitale non è obbligatoria per tutti i contratti e tutti i documenti. Esiste ancora la libertà di gestire la maggior parte dei contratti come meglio si crede, con alcune eccezioni.

Per i contratti con la Pubblica Amministrazione, la firma digitale dei contratti è diventata un obbligo con l’adozione del Nuovo Codice degli Appalti D.Lgs 50/2016 – più precisamente, è diventata obbligatoria per le Amministrazioni la dematerializzazione dei contratti.

Per quanto riguarda l’ambito privato, invece, digitalizzazione e dematerializzazione non sono ancora diventate obbligatorie. Ciò non toglie che siano caldamente consigliate, almeno per chi desidera rimanere al passo coi tempi (digitali) e, soprattutto, snellire e svecchiare i propri processi.

Per i contratti di lavoro, dunque, non esiste nessun obbligo alla digitalizzazione. Restringendo il campo alla firma digitale dei contratti, però, è chiaro come ci siano innegabili vantaggi pratici, e non solo, per chi sceglie di avvalersi della firma elettronica.

Gestire digitalmente un contratto, dalla sua creazione fino alla firma, ti permette:

• Tempistiche più veloci

   

• Risparmio di carta e spazio fisico

   

• Maggiore sicurezza

   

• Aumentate possibilità di chiusura contratti

Come può la firma digitale agevolare la chiusura di un contratto?

Una firma è una firma, potresti obiettare… cosa cambia se viene apposta a penna o digitalmente? La firma elettronica è la punta dell’iceberg di un processo interamente digitale di gestione del contratto che, per sua stessa natura, rende più semplice e sicura la contrattazione.

Un contratto più semplice da modificare, leggere, approvare e firmare è un contratto che segue un iter più veloce. Inoltre, con una gestione digitale del contratto dalle parole alla firma è davvero questione di pochi clic. 

In ambito aziendale, sai quanto la semplicità e la velocità possano agevolare una decisione. O, anche, possano convincere una persona a scegliere un fornitore piuttosto che un altro, proprio in virtù del fatto che sia facile e sicuro avere a che fare con lui.

Firma digitale o elettronica per i contratti? Una differenza che devi conoscere

Si fa presto a dire “firma digitale” senza sapere a cosa ci si riferisce. Spesso infatti il termine viene usato in maniera generale, per indicare qualsiasi firma apposta digitalmente su un documento online.

Non è così però, e devi assolutamente conoscere la differenza tra firma digitale ed elettronica se vuoi iniziare a gestire i tuoi contratti digitalmente e a farli firmare in pochi clic ai tuoi collaboratori da remoto.

La firma digitale è regolata dall’articolo 24 del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD ed è un particolare tipo di firma che deve essere apposta utilizzando un dispositivo esterno da collegare al pc, dispositivo contenente un certificato digitale rilasciato da un ente accreditato.

Per apporre una firma digitale servono dunque:

• Dispositivo esterno come chiave USB, smart card o token
• Software di firma digitale 
• Pc o laptop

La firma digitale è classificata come firma elettronica qualificata ed è la tipologia di firma elettronica con il livello di sicurezza più elevato: non a caso, è quella richiesta dalla Pubblica Amministrazione ed è l’unica accettata per la firma di atti pubblici da remoto.

Nel mondo dei contratti di lavoro e di altri tipi di contratti, la firma digitale non serve. Perché? Perché la firma elettronica avanzata, che non richiede di possedere un dispositivo esterno per poter firmare, offre un livello di sicurezza e un valore legale pienamente sufficienti.

Un contratto firmato con firma elettronica avanzata ha pieno valore legale ed è equiparato a una scrittura privata. Puoi dunque usare questo tipo di firma per i tuoi contratti di lavoro senza alcun problema dal punto di vista legale o della sicurezza.

Come funziona la firma elettronica avanzata?

Come detto qui sopra, la firma elettronica avanzata non richiede di possedere dispositivi esterni da collegare al pc né certificati particolari. Questo tipo di firma elettronica basa la sua sicurezza sul riconoscimento dell’identità del firmatario e sull’apposizione di marcatura temporale e sigillo elettronico.

Identità di chi ha firmato, data e ora in cui ha firmato ed eventuale presenza di modifiche effettuate dopo la firma saranno sempre certe. Per questo motivo è un tipo di firma elettronica che assicura pieno valore legale, offrendo al tempo stesso semplicità di esecuzione senza eguali.

Dalla creazione alla firma digitale di un contratto: l’iter step by step

Abbiamo parlato del fatto che firmare digitalmente un documento con firma elettronica avanzata è semplice e veloce: vediamo nel dettaglio come si fa. Anzi, facciamo un passo in più: analizziamo l’iter di un contratto digitale dalla sua creazione alla firma che ne sancisce la validità.

Con Contract Geek, le creazione e gestione di un contratto digitale avviene interamente su una piattaforma cloud, alla quale hai accesso e che racchiude l’archivio dei tuoi contratti digitali.

Quando hai necessità di creare un nuovo contratto da far firmare a un cliente o fornitore, gli step da seguire sono questi:

1. Crei materialmente il documento contrattuale. Puoi assegnare dei collaboratori al documento, di cui potrai stabilire accesso e ruoli

    

2. Nella fase di stesura del contratto puoi richiedere pareri esterni e revisioni, sempre servendoti della possibilità di aggiungere collaboratori al team assegnato a quello specifico contratto

    

3. Una volta che il contratto è stato steso nella sua interezza è il momento di richiedere la firma al cliente: selezioni il tipo di firma elettronica avanzata e invii il documento al cliente

    

4. Il cliente, a seconda che tu abbia selezionato firma elettronica con CIE o SPID, è obbligato a identificarsi tramite il metodo da te selezionato prima di poter apporre la firma

    

5. Una volta che si è identificato ha la possibilità di apporre la firma al documento con un semplice clic

    

6. Tu ricevi notifica dell’avvenuta firma, il cliente riceve una mail con un link per visionare e scaricare la sua copia del contratto e il documento viene archiviato digitalmente in maniera sicura e conservato a norma da un conservatore accreditato AgID per 10 anni.

Si può firmare digitalmente via email? E se poi il cliente modifica il contratto?

Email, per molti di noi, non fa rima con sicurezza: l’idea di inviare un contratto importante via email e richiedere una firma attraverso lo stesso mezzo non ci lascia del tutto tranquilli, poiché ci fa pensare al possibile intervento di persone esterne.

La firma elettronica dei contratti tramite Contract Geek, però, annulla questo rischio, perché tutto il processo di firma avviene sulla nostra piattaforma, che prevede standard di sicurezza e obbliga il firmatario all’identificazione tramite SPID o CIE, nel caso della firma elettronica avanzata.

Inoltre, tutto il processo di creazione, approvazione e firma del contratto digitale è interamente tracciato e conservato da noi in un Dossier di prova che sarà sempre a tua disposizione. 

A pensar male si fa peccato, si sa, ma spesso si azzecca… dunque nel malaugurato caso che tu abbia bisogno di far valere il tuo contratto in sede legale, il suo valore probatorio sarà rafforzato dal Dossier di prova, che aiuterà a dimostrare chi ha fatto cosa e quando.

La marcatura temporale rende poi impossibile modificare la data di una firma digitale. Queste ulteriori sicurezze ti aiuteranno a convincerti a passare alla digitalizzazione dei tuoi contratti e ad implementare la firma elettronica nei tuoi processi aziendali? 

Lo spero. Contract Geek ti aspetta con i suoi piani semplici e chiari per portare la realtà della firma elettronica dei contratti nella tua azienda.