Firmare digitalmente un documento: tutti i modi per farlo e il loro valore legale

Sono ormai anni che esiste la possibilità di firmare digitalmente un documento con valore legale anche in Italia, ma bisogna ammettere che solo ultimamente la firma elettronica è diventata una prassi diffusa e a cui sempre più aziende fanno ricorso.

La questione della firma digitale di un documento, infatti, fino a pochi anni fa riguardava quasi esclusivamente grandi aziende e multinazionali: realtà che, per motivi ovvi, hanno colto subito l’occasione di snellire i processi di firma (e di conseguenza anche quelli contrattuali).

Oggi però la questione ci riguarda tutti. PMI, liberi professionisti, nessuno escluso: è pienamente sicuro e legale firmare digitalmente documenti e contratti… bisogna solo sapere come farlo nella maniera giusta!

Se ti stai chiedendo a questo punto se esiste una maniera sbagliata di firmare digitalmente un documento ti rispondo subito che sì, esiste, o più che altro esistono modi di firmare in digitale che non garantiscono la sicurezza che cerchi per tutelare la tua attività.

In questo articolo vedremo tutti i modi per firmare digitalmente un contratto o un qualsiasi altro documento e, alla fine della lettura, saprai scegliere quello che fa al caso tuo. Ma per prima cosa, vediamo perché dovresti iniziare a firmare digitalmente i documenti necessari alla tua attività professionale.

Firma digitale sui documenti: perché dovresti iniziare ad adottarla anche tu

Ci sono sempre tanti motivi per non cambiare abitudini e rimanere ancorati ai vecchi processi che ormai fanno quasi parte di noi. Ci danno sicurezza, non ci chiedono nuove risorse aggiuntive e poi… se si è sempre fatto così, ci sarà un motivo, no?

A volte non c’è. O meglio, a volte una novità rivoluziona il panorama ed è giusto aprirsi a valutarla. È il caso della firma elettronica, che ha reso possibile rivoluzionare il modo in cui gestiamo i processi documentali e, nello specifico, contrattuali.

Firmare un documento da remoto in digitale è diventata un’attività quotidiana e questo ha snellito l’operatività di tantissime aziende. La firma digitale sui documenti ha portato numerosi benefici:

• L’eliminazione di tantissima carta: oggi, tanti documenti e contratti nascono ed effettuano l’intero loro ciclo di vita in digitale
• La possibilità, appunto, di siglare un accordo da remoto, senza la necessità che nessuna delle parti si sposti fisicamente
• La velocizzazione di molti processi aziendali e contrattuali, proprio in virtù della possibilità di firmare da remoto in digitale in tutta sicurezza
• La costituzione di archivi documentali digitali facili da consultare, che non occupano spazio fisico e che possono essere organizzati secondo le specifiche esigenze di ogni azienda

Se è quindi facile capire come firmare digitalmente i documenti porti a grandi benefici per l’azienda o il libero professionista, è altrettanto intuitivo porsi più di una domanda sulla sicurezza di tale operazione. 

Basta il file .jpg di una firma autografa scansionata? Si può firmare digitalmente un documento PDF con uno dei vari software gratuiti che si trovano online? Analizziamo la questione più nel dettaglio.

Tutti i modi che hai a disposizione per firmare digitalmente un documento online

Basta una semplice ricerca su Google per capire che esistono tante soluzioni a basso costo, o addirittura gratuite, per firmare un documento digitale online. Peccato che le soluzioni gratuite non garantiscano firme con valore legale, un aspetto che non si può assolutamente tralasciare quando si parla di attività professionale.

Immagina infatti le conseguenze di firmare un documento di lavoro, per non dire un contratto con un fornitore, e non premurarsi che la firma apposta abbia un vero valore legale. Lo faresti mai in caso di firma autografa? Firmeresti con una “X” al posto del tuo nome?

Ovviamente no. Beh, non dovresti farlo nemmeno in digitale. Vediamo quindi quali sono i modi di firmare un documento digitalmente che sono privi di valore legale:

• Digitare nome e cognome in un documento Word nel campo preposto alla firma
• Fare una foto o scansionare una firma autografa e poi inserire il .jpg della firma in un documento Word o PDF
• Inserire una firma in PDF con uno dei vari software di firma PDF online disponibili gratuitamente

Questi modi di firmare digitalmente un documento non hanno valore legale perché in Italia (e in Europa) esistono delle regole precise per firmare un documento in maniera elettronica. 

Se non le rispetti, ti ritrovi con in mano un documento che rischia di non avere valore probatorio – e le conseguenze di ciò puoi facilmente immaginarle. Il giudice, in caso di contenzioso, non è obbligato a riconoscere come valida la firma apposta digitalmente. 

Nell’ambito delle firme digitali con valore legale, invece, esistono soluzioni sicure che ti permettono di firmare e far firmare digitalmente un documento con la sicurezza che la firma apposta è legalmente equiparata a una firma autografa. Quali sono?

• Firma digitale avanzata o FEA: firma elettronica che prevede il riconoscimento certo e univoco dell’identità dell’autore della firma e garantisce autenticità e integrità del documento firmato
• Firma digitale qualificata: processo di firma basato su un sistema di crittografia a chiavi asimmetriche e che si serve di un certificato qualificato presente all’interno di un hardware (chiavetta USB, token, smart card); garantisce anch’essa autenticità e integrità del documento firmato
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Che vantaggi offre la firma elettronica avanzata?

La firma elettronica avanzata o FEA è sicuramente il modo più semplice di firmare un documento digitalmente con pieno valore legale. Innanzitutto, rispetto alla firma elettronica qualificata (o firma digitale) non richiede un dispositivo esterno certificato.

Né tu né la controparte, in caso di firma di un documento o di un contratto, avete la necessità di avvalervi di particolari strumenti per la firma. Con una soluzione come Contract Geek, ad esempio, si fa tutto tramite la piattaforma dedicata.

Bastano pochi clic per firmare un contratto con pieno valore legale e certezza dell’identità di chi firma, dell’autenticità della sua firma e dell’immodificabilità del documento. 

Firmare digitalmente un documento con CIE o SPID: ti aiutiamo a farlo in maniera semplice

Abbiamo visto che ciò che distingue la firma elettronica avanzata da quella semplice, che non ha valore legale certo, è proprio il processo di identificazione dei firmatari. Ma come avviene, nello specifico? Quanto è complicato?

È importante capire come funziona questo processo di firma elettronica prima di scegliere se adottarlo per la tua attività e proporlo ai tuoi collaboratori, clienti e fornitori. Ti spiego come funziona la firma elettronica con Contract Geek:

1. Quando scegli di avvalerti della firma elettronica avanzata, al momento della firma puoi inviare il documento da firmare alla controparte con un clic
2. La persona invitata a firmare dovrà identificarsi tramite CIE o SPID, a seconda del tipo di firma elettronica avanzata da te richiesto e del piano che hai sottoscritto
3. A identificazione avvenuta potrà apporre la sua firma elettronica sul documento: anche in questo caso, non ti preoccupare… basta un clic!

È tutto molto semplice ma è tutto molto sicuro. Avrai la certificazione di tutto il processo di approvazione e firma del contratto, grazie al Dossier di prova che rafforza il valore probatorio del documento firmato.

Avrai la certezza dell’identità di chi ha firmato il documento e il tuo documento firmato avrà la stessa validità, per legge, di una scrittura privata. In più, con la firma elettronica avanzata ti garantirai l’integrità del documento firmato e, con il piano Plus, anche la conservazione a norma per 10 anni.

Semplice, ma sicuro. Scegli di firmare e far firmare digitalmente documenti e contratti in maniera smart: attiva subito e per 14 giorni l’account gratuito di Contract Geek!