Conservazione dei contratti digitali: come farla a norma, quali sono rischi e vantaggi

La digitalizzazione di un ampio numero di processi aziendali, tra cui quello di firma e gestione dei contratti, non può che essere una bella notizia: meno carta, più efficienza, più velocità.

Il passaggio al digitale, però, porta con sé alcune sfide, prima fra tutte quella della conservazione digitale di tutti i documenti dematerializzati. Tra quelli a cui prestare maggiore attenzione spiccano sicuramente i contratti.

Come conservarli correttamente in digitale? Per quanto tempo conservarli? Chi se ne deve occupare e, nel caso di affidamento a un ente esterno, quali sono i costi di questa procedura?

In questo articolo ti guiderò passo passo nella comprensione di tutto quello che riguarda la conservazione dei contratti digitali, in modo da capirci di più e soprattutto, non correre inutili rischi per la tua attività.

Quali sono i documenti che è obbligatorio conservare digitalmente?

Ci sono documenti e documenti, ne siamo tutti consapevoli. Nell’ambito dell’attività quotidiana di un’azienda o di un libero professionista, vengono prodotti decine e a volte centinaia di documenti.

Pur essendo necessari al corretto svolgimento dell’attività aziendale, non tutti hanno la stessa importanza a livello legale. Questo vale anche per i documenti digitali: anche all’interno del flusso digitale ci sono differenze per quanto riguarda l’importanza e, quindi, la necessità di tutela dei documenti.

Purtroppo si tende spesso a pensare che ciò che “esiste” digitalmente possa essere sempre recuperato, o quantomeno lasci una traccia indelebile… ma non è affatto così.

La dematerializzazione ha portato enormi benefici in termini di spazio ed efficienza ma ha anche creato un problema che prima non c’era: quello di organizzare l’archivio digitale.

Partiamo da questo presupposto: se vuoi conservare un documento digitale devi mettere in atto un processo specifico che ti assicuri la sua corretta archiviazione e conservazione nel tempo.

Ma prima di parlare di conservazione digitale dei documenti e, nello specifico, di documenti contrattuali, facciamo chiarezza su quali sono i documenti digitali che vanno obbligatoriamente conservati:

• Fatture elettroniche
• Posta Elettronica Certificata
• Contratti digitali

Più in generale, devi assicurarti di conservare digitalmente nella maniera corretta tutti i documenti che possono servirti, in futuro, come prova. Ma riguardo ai contratti non c’è dubbio, perché è la legge a imporlo: i contratti digitali vanno conservati per 10 anni dalla loro scadenza.

In cosa consiste la conservazione digitale? Non si tratta solo di avere un archivio ordinato

Ora che abbiamo capito che determinati documenti digitali vanno conservati con la stessa cura con cui siamo stati abituati a conservare i documenti cartacei, facciamo un passo in più. Come si crea un archivio digitale?

Per prima cosa è importante che tu capisca che archiviazione e conservazione sono due cose diverse. L’archiviazione digitale dei contratti (e dei documenti in generale) può essere fatta in autonomia da un professionista o da un’azienda, che ha la libertà di regolarsi come meglio crede.

Un classico esempio di archivio digitale è il backup dei dati che viene effettuato regolarmente per scongiurare la perdita di documenti importanti. Ma la conservazione digitale è un’altra cosa.

La conservazione digitale dei documenti per i quali è prevista obbligatoriamente deve essere fatta a norma: è l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, a dettare le regole per eseguirla correttamente.

Se ti stai chiedendo perché non siamo liberi di conservare digitalmente i contratti come meglio crediamo, ti rispondo subito. La conservazione digitale dei documenti deve infatti garantire:

• Accessibilità
• Leggibilità
• Integrità
• Autenticità
• Reperibilità

dei documenti conservati. In casi di bisogno, insomma, si deve poter accedere a un contratto sicuri di quanto sopra, ovvero che il contratto digitale è autentico, non è stato modificato o contraffatto, è stato firmato da individui identificabili in maniera certa e univoca e via dicendo.

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale

Abbiamo visto che per lo specifico ambito dei contratti digitali, la legge impone un tempo di conservazione pari a 10 anni dopo la loro fine. Questo significa quindi che, se ti servi di contratti con firma elettronica o se hai deciso di trasferire l’archivio dei tuoi contratti fisici in digitale, dovrai preoccuparti di conservarli a norma per almeno 10 anni.

A proposito di digitalizzazione dell’archivio: hai mai pensato a quali sono i vantaggi di questa scelta? In questo caso specifico parliamo solo della semplice archiviazione. Importare i tuoi contratti in una piattaforma di gestione contratti digitale ti aiuterà a:

• Risparmiare carta e spazio
• Organizzare in maniera più efficiente l’archivio
• Inserire i contratti già in essere in uno scadenzario che prevede promemoria automatici
• Avere uno sguardo d’insieme completo sui contratti attivi

Per non parlare di come ti sarebbe facile trovare uno specifico contratto di cui hai bisogno, in qualsiasi momento e con uno sforzo quasi pari a zero. Contract Geek offre anche questa possibilità: con pochi clic puoi importare i tuoi contratti all’interno della piattaforma e aggiungerli all’archivio.

Inoltre, con Contract Geek ti garantisci la conservazione digitale a norma dei tuoi contratti per 10 anni. E questo, come abbiamo visto più sopra, significa la possibilità di dormire sonni tranquilli certo che i tuoi contratti saranno sempre protetti, accessibili e al sicuro.

Cosa succede in caso di controversia?

In caso di un qualsiasi contenzioso che implichi la necessità che tu produca delle prove relative a un contratto, avrai sempre la sicurezza di poter non solo accedere alla versione originale firmata di tutti i contratti che hai creato e gestito tramite Contract Geek, ma anche di servirti di documenti di supporto che rafforzano il valore probatorio del contratto.

Sto parlando del Dossier di prova, ovvero il tracciamento del processo di creazione, approvazione e firma del contratto per intero. Un documento che rafforza il valore del contratto perché contiene tutte le informazioni relative alla sua “vita”. 

Sarà quindi semplice dimostrare “chi” ha fatto “cosa” – chi ha approvato, chi ha sottoscritto il contratto senza sollevare rilievi – anche in sede processuale. Un vantaggio in più reso possibile dalle funzionalità di Contract Geek in abbinamento alla conservazione digitale a norma.

Conservazione dei contratti digitali: è arrivato il momento di pensarci?

Non è difficile tirare delle conclusioni dopo tutto quello che abbiamo visto relativo ai contratti, al nostro obbligo di conservarli, ai rischi che comporta digitalizzare il processo senza consapevolezza delle norme da osservare.

La conservazione dei contratti digitali è un’attività da non prendere sotto gamba, ma che può essere oggi approcciata in maniera semplice e poco onerosa, sia dal punto di vista economico sia da quello operativo.

Con Contract Geek i tuoi contratti digitali sono organizzati, archiviati e conservati a norma di legge per 10 anni a partire da 19 € al mese. La certificazione di processo, il cosiddetto Dossier di prova, è quella sicurezza in più che ti offriamo in tutti i piani, per rafforzare il valore probatorio dei tuoi contratti.

Inoltre, grazie a tre tipi di firma elettronica tutti e tre con valore legale, puoi assicurarti di far firmare i tuoi contratti digitalmente e da remoto in pochi passaggi, grazie a un processo semplice e a un’interfaccia super intuitiva.

Insomma, non ci sono validi motivi per rimandare ulteriormente la digitalizzazione di tutto ciò che riguarda la parte contrattualistica della tua attività: con Contract Geek semplifichi i processi e metti al sicuro i tuoi contratti. Risparmiando tempo, carta e inutili grattacapi. 

Non rimandare, passa a Contract Geek oggi.